Les réunions hybrides sont l’avenir: aménagez votre salle de réunion en conséquence.

L’époque où il fallait rester dans une salle de réunion ennuyeuse pendant des heures est révolue. Même si le retour au bureau est amorcé, nous continuons plus que jamais à passer des appels vidéo – que ce soit au bureau ou à la maison. Votre salle de conférence est-elle prête pour les réunions hybrides de demain ? Nous vous donnons volontiers quelques conseils.

Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

Une réunion hybride se caractérise par le fait qu’une partie des interlocuteurs se trouve au bureau, tandis qu’une autre y prend part en ligne depuis un autre endroit. Pendant la crise du coronavirus, les vidéoconférences, comme les appels Teams et les appels Zoom, étaient monnaie courante. Maintenant que les employés sont de retour dans la plupart des entreprises, ne fût-ce que pour quelques jours par semaine, cette nouvelle façon de se réunir fait son entrée. 

Tout le monde ne doit pas nécessairement se trouver dans la même pièce pour qu’une réunion porte ses fruits. En plus du fait que vous gardez vos confortables pantoufles à vos pieds, les réunions en ligne ont d’autres avantages : vous évitez des déplacements inutiles, vous pouvez vous organiser de manière plus flexible, vous pouvez inviter facilement d’autres interlocuteurs et vous pouvez enregistrer la conversation. Le travail hybride, voilà l’avenir.

Comment aménager les salles de réunion de demain ?

Certains travailleurs préfèrent rester chez eux pour mieux se concentrer. D’autres trouvent justement l’inspiration en s’entourant de leurs collègues. La salle de réunion type de demain ? Elle n’existe pas. Il est plus judicieux que vous aménagiez vos espaces de bureau en fonction des besoins de vos employés. La flexibilité est le mot d’ordre ! 

Alternez des postes de travail calmes avec différents types de salles de réunion qui favorisent la coopération et la concertation. Voici le réaménagement opéré par Ota Insight à Gand. Optez par exemple pour une salle de réunion classique pour les rencontres formelles, un coin salon décontracté pour les réunions de bilan hebdomadaires, des tables hautes près d’un tableau blanc pour des séances de brainstorming inspirantes… 

Salles de réunion ouvertes, semi-ouvertes ou fermées ? Rien n’est impossible. Toutefois, prenez toujours en compte les réunions hybrides lors d’une remise à neuf. Même les collaborateurs et les clients qui appellent d’un autre lieu doivent pouvoir voir et entendre correctement leurs interlocuteurs au bureau. L’inverse doit évidemment aussi être vrai !

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1. Les éléments indispensables pour une réunion hybride réussie

Rien n’est plus ennuyeux que de manquer la moitié d’une conversation à cause d’une mauvaise connexion internet ou d’une qualité d’image et de son insuffisante. « Je ne vous entends pas !" "L’application a buggé." "Je ne vois pas votre écran." Cela vous dit quelque chose ? Oui. Est-ce professionnel ? Pas vraiment. 

Afin que chaque réunion hybride se déroule dans les meilleures conditions, une connexion internet stable au bureau et des microphones, des haut-parleurs, des caméras et des écrans de haute qualité sont absolument nécessaires. Vous pouvez d’ailleurs faire intégrer ces outils technologiques dans votre plafond ou votre table de réunion.

2. Chuuut, ici germent des idées…

Des collègues qui bavardent, une machine à café qui fonctionne et des téléphones qui sonnent… Les bruits de bureau typiques qui vous perturbaient déjà pendant des réunions physiques vous déconcentreront certainement aussi lors d’une réunion hybride. 

Limitez ces bruits de fond dérangeants en installant des panneaux muraux ou des rideaux d’isolation acoustique. Optez pour un revêtement de sol qui atténue les bruits comme de la moquette ou du feutre aiguilleté, ou disposez des plantes dans votre salle de réunion. La végétation au bureau crée non seulement un environnement de travail sain et agréable, mais – incroyable et pourtant vrai – elle amortit aussi les sons.

3. En bout de table…

… se trouvent les collègues ou les clients qui ne sont pas présents au bureau. Autrement dit, c’est là qu’est installé l’écran. Dans la salle de réunion de demain, il n’y a pas de haute armoire à archives ni de plante luxuriante au fond de la pièce. Ces éléments peuvent en effet gêner la conversation.

Il vaut mieux que le champ de vision soit totalement dégagé pour tous les participants, quelle que soit leur place à la table (numérique). Pour ce faire, choisissez de préférence une table de réunion ronde ou ovale. Cette forme favorise le contact visuel et stimule l’interaction.

4. Et la lumière fut

Dans vos salles de réunion, n’accrochez pas n’importe quel type de lampe au plafond. Si l’intensité est trop faible, les participants risquent de s’assoupir. Si la lumière est trop vive, vous aurez l’impression d’être dans une salle d’hôpital peu conviviale. Optez pour un éclairage qui crée une ambiance appropriée et ne se réfléchit pas sur les écrans. 

Vous aimeriez savoir quel est celui qui correspond le mieux à vos salles de réunion ? Venez puiser de l’inspiration dans nos Concept Places à Alost ou à Knokke, qui mettent en lumière nos solutions.