La technologie intelligente sur le lieu de travail

Aménagement de bureau

La technologie intelligente sur le lieu de travail : LE MEILLEUR DES DEUX MONDES

Comment aider votre équipe à exceller dans son travail, maintenir le lien entre vos employés et assurer une gestion efficace de votre immeuble de bureaux ? La technologie intelligente s’occupe de tout ! À condition d’utiliser correctement ces appareils et systèmes de haute technologie. Nico Staels, directeur de la société informatique IKANDA, donne quelques conseils à ce sujet.

Le revers potentiel du travail hybride

Il y a encore peu de temps, nous faisions en masse la navette jusqu’au bureau tous les jours. À la suite de l’épidémie de coronavirus, les journées flexibles à la maison et au bureau ont été définitivement adoptées dans de nombreuses entreprises. Le mode de travail hybride semble bien parti pour durer. La conséquence : beaucoup d’immeubles de bureaux restent largement inoccupés. Et cela alors que les frais fixes de l’énergie, de l’entretien, des assurances, etc. ne cessent d’augmenter.

Pour Nico de la société informatique IKANDA, deux choses sont très claires : « En fait, l’endroit où nous travaillons n’a pas d’importance, tant que le travail est fait. Mais en tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que les télétravailleurs ne perdent pas le lien avec l’entreprise. De plus, des bureaux vides coûtent de l’argent à votre organisation. En utilisant vos bureaux de manière optimale, vous pourrez réaliser d’importantes économies. Pour cela, il faut d’abord comprendre comment fonctionne votre lieu de travail à l’heure actuelle. C’est là que la technologie intelligente entre en jeu. »

 

Réduire les coûts inutiles

Les outils fournissent une multitude de données précieuses. « Grâce à ces informations, vous pouvez très facilement déterminer exactement le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin et comment diviser cet espace », explique Nico. « Pour les entreprises qui cherchent à augmenter ou à réduire leur taille à la suite de la crise sanitaire, c’est un exercice intéressant. »

Ensuite, combinez ces informations avec l’ADN de votre lieu de travail : quelle disposition, quels espaces et quel mobilier permettront à votre équipe d’être la plus performante possible ? Pour ce faire, vous devez analyser plusieurs aspects fondamentaux, comme votre façon de travailler et les différents types de travail. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez créer un lieu de travail qui correspondra vraiment à votre organisation.

Un conseil malin !

Si vous voulez savoir si vous disposez de suffisamment de salles de réunion, vous devez mesurer leur utilisation réelle. Ne vous basez pas uniquement sur ce qu’indique Outlook, car les personnes qui réservent une salle ne se présentent pas toujours. Ou à l’inverse : quelqu’un peut oublier de réserver une salle, mais l’utiliser quand même. Grâce à des capteurs intelligents, vous pouvez calculer le taux d’occupation réel.

Vous pouvez aussi vous servir de ces outils autrement pour économiser encore plus de coûts ou exploiter vos bureaux plus efficacement. « L’automatisation vous permet d’adapter totalement votre bâtiment à ses utilisateurs », indique Nico. « Pensez par exemple à un chauffage intelligent, qui ne chauffe que les pièces réservées. Ou à des systèmes d’accès entièrement automatisés pour les visiteurs et les fournisseurs. »

 

La technologie intelligente pour maintenir le lien

La technologie intelligente aide non seulement à réaliser des économies, mais aussi à travailler de manière beaucoup plus efficace : réserver un espace de travail depuis chez soi, enregistrer des visiteurs à l’accueil, mesurer le taux d’occupation réel de vos salles de réunion, etc.

« En outre, ces outils peuvent jeter un pont entre l’espace de travail physique et numérique », explique Nico.

« Avec la vidéoconférence, le télétravail devient simple comme bonjour et vous maintenez également le lien entre les collègues. Les employés ont ainsi la possibilité de choisir quelles tâches ils effectuent plus efficacement chez eux et quand ils viennent au bureau. Pour ces journées au bureau, il leur suffit de réserver facilement en ligne un espace de travail ou une salle de réunion. Ils seront de cette façon toujours certains d’avoir une place. »

La technologie intelligente : tout le monde y gagne

La technologie et l’innovation peuvent contribuer à un mode de travail efficace tourné vers l’avenir, à condition qu’elles répondent aux besoins de toutes les parties prenantes.

« Pour les employés, c’est surtout la facilité d’utilisation des outils qui compte. Il n’y a rien de plus frustrant qu’une webcam qui se bloque pendant un appel Teams ou un projecteur qui ne fonctionne pas dans une salle de réunion. »

« Les employeurs veulent savoir comment et quand leurs équipes travaillent et s’assurer qu’il n’y a pas d’abus des systèmes : par exemple, les postes de travail et les salles de réunion réservés sont-ils réellement utilisés ?

« Le facility manager veut quant à lui exploiter le bâtiment le plus efficacement possible au niveau de l’éclairage, du chauffage ou des droits d’accès. Enfin, l’IT manager tient à ce que tout fonctionne correctement et en toute sécurité, et à ce que les outils soient intégrés autant que possible dans le réseau de l’entreprise. Tous ces différents intérêts doivent être pris en compte dans la réflexion. »

 

Tourné vers l’avenir

Et le prix ? Nico souhaite dissiper immédiatement un malentendu. La technologie intelligente n’est pas nécessairement un projet coûteux de A à Z. « Les entreprises nous soumettent souvent une demande spécifique : elles veulent par exemple un système de réservation en ligne pour leurs salles de réunion. Nous pouvons parfaitement proposer ce genre de solution. »

« Toutefois, il est important de toujours inviter le client à avoir une vision plus globale. Comment l’entreprise fonctionne-t-elle à l’heure actuelle et comment veut-elle évoluer ? Va-t-elle conserver le mode de travail hybride et, si oui, de quoi a-t-elle besoin précisément ? En posant ces questions, nous évitons que les clients optent pour une solution partielle qui risquerait de les gêner par la suite lorsqu’ils voudront se développer. »

 

3 conseils pour réussir

Comme pour beaucoup de nouveautés, certains aspects sont à prendre en compte lors de la mise en œuvre de la technologie intelligente. « Tout d’abord, il est important que tout le monde y participe », souligne Nico. « Non seulement l’IT manager mais aussi toute la direction doivent être sur la même longueur d’onde. »

« Ensuite, les collaborateurs doivent savoir ce qu’on attend d’eux précisément. Vous ne pouvez pas lancer un nouveau système sans informer votre équipe de son fonctionnement. Une formation et des check-lists les aideront à intégrer rapidement les nouveaux outils. Enfin : dans un monde idéal, la direction appliquera immédiatement la nouvelle méthode pour donner l’exemple. L’adopter pour que les autres l’adoptent à leur tour. »

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