Les réunions hybrides sont l’avenir : voici comment aménager votre salle de réunion.

L’époque où nous passions tous des heures dans une salle de réunion terne semble révolue. Même si le retour au bureau est désormais amorcé, nous continuons à utiliser la visioconférence avec enthousiasme – aussi bien au bureau qu’à la maison. Votre salle de réunion est-elle prête pour un avenir de réunions hybrides ? Nous vous aidons à vous y préparer.

Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

Une réunion hybride est une réunion où une partie des participants est présente au bureau, tandis que l’autre partie se connecte en ligne depuis un autre endroit. Pendant la crise du coronavirus, les visioconférences, telles que les appels Teams et Zoom, sont devenues monnaie courante. Mais maintenant que dans de nombreuses entreprises, les employés retournent au bureau, même si ce n’est souvent que quelques jours par semaine, cette nouvelle façon de se réunir fait son entrée.

Pour une réunion fructueuse, il n’est pas nécessaire d’être tous présents dans la même salle. Outre le confort des pantoufles à nos pieds, les réunions en ligne ont bien d’autres avantages : vous évitez les déplacements inutiles, vous pouvez planifier de manière plus flexible, inviter facilement des participants supplémentaires, et vous pouvez enregistrer la conversation. Le travail hybride, c’est donc l’avenir.

Certains employés préfèrent rester à la maison pour se concentrer pleinement. D’autres trouvent l’inspiration entourés de collègues. La salle de réunion de l’avenir ? Elle n’existe pas. Il est préférable d’aménager vos espaces de bureau selon les besoins de vos employés. La flexibilité est primordiale !

Alternez les espaces de travail silencieux avec différents types de salles de réunion qui stimulent la collaboration et la concertation. C’est ainsi que nous l’avons fait chez Ota Insight à Gand. Pensez à une salle de réunion classique pour les discussions formelles, un coin salon décontracté pour les réunions de statut hebdomadaires, des tables hautes près d’un tableau blanc pour des séances de brainstorming inspirantes…

Optez-vous pour des salles de réunion ouvertes, semi-ouvertes ou fermées ? Le ciel est la limite, mais tenez toujours compte des réunions hybrides lors de l’aménagement. Les collaborateurs et les clients qui se connectent à distance doivent également pouvoir bien voir et entendre leurs interlocuteurs au bureau. Et inversement, bien sûr !

1. Les éléments essentiels pour une réunion hybride fluide

Rien de plus frustrant que de manquer la moitié de la conversation à cause d’une mauvaise connexion Internet ou d’une qualité audio et vidéo médiocre. « Je ne vous entends pas ! » « Oh, vous étiez figé un instant. » « Je ne vois pas votre écran. » Ça vous parle ? Oui. Professionnel ? Pas vraiment.

Pour que chaque réunion hybride se déroule sans accroc à l’avenir, une connexion Internet stable au bureau et des microphones, haut-parleurs, caméras et écrans de qualité ne sont vraiment pas un luxe superflu. Vous pouvez d’ailleurs intégrer soigneusement ces gadgets technologiques dans votre plafond ou dans la table de réunion.

2. Chut, ici mûrissent les idées

Des collègues qui bavardent, une machine à café qui ronronne et des téléphones qui sonnent. Ces bruits de bureau typiques qui vous distraient déjà lors d’une réunion physique, perturbent certainement votre concentration pendant une réunion hybride.

Limitez les bruits de fond gênants avec des panneaux muraux ou des rideaux insonorisants. Optez pour un revêtement de sol acoustique comme la moquette ou le feutre aiguilleté, ou placez quelques plantes dans votre salle de réunion. Le vert au bureau ne crée pas seulement un lieu de travail agréable et sain, il atténue aussi – aussi étrange que cela puisse paraître – le bruit.

3. En bout de table…

… se trouvent vos collègues ou clients qui ne sont pas présents au bureau. L’écran, donc. Dans la salle de réunion du futur, il n’y a certainement pas d’armoire d’archives haute ou de plante luxuriante en bout de table. Difficile de parler ainsi, ne pensez-vous pas ?

Gardez plutôt le champ de vision entièrement libre pour tous les participants à la réunion, quelle que soit leur place à la table (numérique). Pour cela, il est préférable de choisir une table de réunion ronde ou ovale. Cette forme permet également plus de contact visuel, ce qui stimule l’interaction.

4. Ici brille la lumière

Dans vos salles de réunion, vous ne suspendez pas n’importe quelle lampe au plafond. Si l’intensité lumineuse est trop faible, cela vous rend somnolent. Si la lampe brille trop fort, votre espace de réunion peut vite sembler clinique et peu convivial. Optez pour un éclairage qui crée l’ambiance appropriée et qui ne se reflète pas sur les écrans.

Vous hésitez sur l’éclairage qui convient le mieux à vos espaces de réunion ? Venez vous renseigner dans nos Concept Places à Alost ou à Knokke et laissez-vous inspirer.