Technologie intelligente sur le lieu de travail
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Technologie intelligente sur le lieu de travail : LE MEILLEUR DES DEUX MONDES
Comment permettre à votre équipe d’exceller dans son travail, maintenir la connexion entre vos collaborateurs et assurer une gestion efficace de votre immeuble de bureaux ? La technologie intelligente fait des merveilles ! À condition de déployer ces appareils et systèmes high-tech de manière appropriée. Nico Staels, directeur de l’entreprise informatique IKANDA, partage quelques conseils.
Le revers potentiel du travail hybride
Il n’y a pas si longtemps, nous nous rendions massivement au bureau chaque jour. Suite à l’épidémie de coronavirus, les journées flexibles de télétravail et de bureau se sont définitivement installées dans de nombreuses entreprises. Le travail hybride est là pour rester. La conséquence :
Pour Nico de l’entreprise informatique IKANDA, deux choses sont très claires : « En réalité, peu importe où nous travaillons, tant que le travail est accompli. Mais en tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que les télétravailleurs ne perdent pas le lien avec l’entreprise. De plus, les bureaux vides coûtent de l’argent à votre organisation. Avec une utilisation optimale de vos espaces de bureau, vous pouvez réaliser des économies considérables. Mais vous devez d’abord comprendre comment le lieu de travail est utilisé aujourd’hui. C’est là qu’intervient la technologie intelligente. »
Économiser les coûts superflus
Les outils fournissent une mine de données précieuses. « Avec ces informations, vous prédisez très facilement combien de mètres carrés vous avez exactement besoin et comment diviser cet espace », selon Nico. Pour les entreprises qui souhaitent aujourd’hui augmenter ou réduire leur capacité suite au coronavirus, c’est un exercice précieux. »
Vous combinez ces insights avec l’ADN de votre lieu de travail : avec quelle disposition, quels espaces et quel aménagement votre équipe peut-elle fournir le meilleur travail ? Pour cela, vous examinez différents piliers, comme votre façon de travailler et les différents types de travail. C’est seulement ainsi que vous obtenez un lieu de travail qui correspond vraiment à votre organisation.
Un conseil intelligent !
Si vous voulez savoir si vous disposez de suffisamment de salles de réunion, vous devez mesurer leur utilisation réelle. Ne vous fiez pas uniquement à ce qu’indique Outlook, car celui qui réserve une salle ne se présente pas toujours. Ou inversement : quelqu’un oublie de réserver une salle, mais l’utilise quand même. Grâce à des capteurs intelligents, vous pouvez compter le taux d’occupation réel.
Vous pouvez également utiliser les outils d’autres manières pour économiser encore plus de coûts ou utiliser votre immeuble d’entreprise plus efficacement. « Avec l’automatisation, vous adaptez entièrement votre bâtiment aux besoins des utilisateurs », selon Nico. « Pensez à la climatisation intelligente qui ne chauffe que les espaces réservés. Ou aux systèmes d’accès entièrement automatiques pour les visiteurs et les fournisseurs. »
La technologie intelligente comme facteur de connexion
La technologie intelligente n’aide pas seulement à économiser, elle rend également le travail beaucoup plus efficace : réserver un poste de travail depuis chez soi, enregistrer les visiteurs à l’accueil, mesurer le taux d’occupation réel de vos salles de réunion, et ainsi de suite.
De plus, les outils peuvent faire le pont entre le lieu de travail physique et numérique, estime Nico.
« Avec la vidéoconférence, le travail à distance devient un jeu d’enfant et vous maintenez en plus la connexion entre collègues. Ainsi, vos collaborateurs ont le choix : quelles tâches accomplissent-ils plus efficacement à domicile et quand viennent-ils au bureau. Lors de ces journées de bureau, ils réservent simplement un poste de travail ou une salle de réunion en ligne. Ils sont ainsi toujours assurés d’avoir une place. »
Utiliser la technologie intelligente : tout le monde y gagne
La technologie et l’innovation peuvent contribuer à une façon de travailler efficace et tournée vers l’avenir, à condition qu’elles répondent aux besoins de toutes les parties prenantes.
« Pour les employés, la facilité d’utilisation des outils prime avant tout. Rien n’est plus frustrant qu’une webcam qui plante pendant un appel Teams ou une salle de réunion où le projecteur ne fonctionne pas. »
« Les employeurs veulent savoir comment et quand leurs équipes travaillent et s’il n’y a pas d’abus des systèmes : les postes de travail et salles de réunion réservés sont-ils effectivement utilisés, par exemple.
« Le facility manager veut utiliser le bâtiment le plus efficacement possible, en termes d’éclairage, de chauffage ou de droits d’accès. Et le responsable informatique s’attend à ce que tout se déroule sans accroc et en sécurité et que les outils soient autant que possible intégrés dans le réseau propre. Tous ces différents intérêts doivent être pris en compte dans la réflexion. »
Une histoire pour l’avenir
Et le prix ? Nico veut immédiatement dissiper un malentendu. Choisir la technologie intelligente n’est pas toujours un projet coûteux de A à Z. « Les entreprises viennent aussi souvent nous voir avec une demande spécifique : elles veulent un système de réservation en ligne pour les salles de réunion, par exemple. Nous pouvons parfaitement fournir une telle solution. »
« Mais il est important d’emmener toujours le client dans la vision globale. Comment l’entreprise fonctionne-t-elle aujourd’hui et comment veut-elle évoluer ? Continuent-ils le travail hybride et si oui, de quoi ont-ils exactement besoin ? En posant ces questions, nous évitons que les clients choisissent une solution partielle qui les bloquera plus tard quand ils voudront s’étendre. »
3 conseils pour réussir
Comme pour de nombreuses nouveautés, il y a aussi lors de l’implémentation de la technologie intelligente des pièges dont vous devez tenir compte. « D’une part, il est important que tout le monde adhère au projet », souligne Nico. « Pas seulement le responsable informatique, mais toute la direction doit être sur la même longueur d’onde. »
« D’autre part, les collaborateurs doivent savoir ce qu’on attend exactement d’eux. Vous ne pouvez pas introduire un nouveau système sans informer votre équipe sur son utilisation. Une formation et des check-lists les aident à se familiariser facilement avec les nouveaux outils. Enfin : dans un monde idéal, la direction applique immédiatement la nouvelle méthode pour donner le bon exemple. Voir faire, fait faire après tout. »
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