Hoe kom je tot een kantoor dat echt bij je organisatie past?

Hoe kom je tot een kantoor dat écht bij je organisatie past? 

Een échte slimme werkplek is gebaseerd op de noden van jouw organisatie en team. Hoe je dat precies aanpakt, vertelt Maaike Vandenbroeck, Sales Manager bij Buro Project. 

Je kan je kantoor professioneel inrichten, maar daarom is het niet per se slim ingericht. “Vanuit onze ervaring weten we dat een slimme werkplek voldoet aan 5 voorwaarden”, vertelt Maaike. “Die zijn voor elke organisatie uniek, waardoor ook het design van een kantoor enig in zijn soort is. Daarom hebben we een eigen aanpak ontwikkeld, waarmee we samen met organisaties een smart workplace op maat maken.”

1. Vertrek vanuit je noden 

“Iedere organisatie is anders. Binnen een bedrijf heeft iedere medewerker een eigen taak, maar die variëren van dag tot dag. Zo kan je bv. geconcentreerd werken, moeten er teammeetings plaatsvinden, informele gesprekken, online meetings, … Al die taken hebben nood aan een andere werkplek of -omgeving.” 

“Een slimme werkplek vertrekt dus vanuit jouw verhaal, je noden en je wensen. Om die te leren kennen, analyseren we bij Buro Project jouw smart workplace DNA: met welke indeling, ruimtes en inrichting kan je team het allerbeste werk leveren?” 

“Daarvoor neemt je vaste Project Advisor vijf pijlers onder de loep: je manier van werken, de verschillende werktypes, je team, je bedrijfsvisie en je groeiambities. Als je bijvoorbeeld de komende jaren 10 extra mensen wil aanwerven, dan moet jouw nieuwe smart workplace daar rekening mee houden.” 

“Op basis van jouw smart workplace DNA creëert ons team van interieurarchitecten een uniek en op maat gemaakt concept. Inclusief een gepersonaliseerd moodboard van welke kleuren, materialen en meubilair jouw werkplek optimaliseren. En niet onbelangrijk: een kostenraming voor het volledige project.”

2. Eis een glasheldere planning en budget 

Je bent nu al helemaal weg van je nieuwe workplace? Perfect! Toch is het cruciaal om de praktische kant goed te doorspreken. “Daarom bezorgen we steeds een compleet uitvoeringsdossier.” 

“Denk aan de detailplannen voor verlichting, elektriciteit, vloer en meubilair. Daarnaast krijg je ook gedetailleerde offertes van de aannemers en leveranciers en het budget voor de volledige inrichting. En ten slotte overlopen we met jou een nauwkeurige en haalbare planning.”

3. Volg op – of laat je ontzorgen 

Tijd om in actie te schieten. De opvolging van zo’n project vergt veel tijd en energie. Een rol die Buro Project op zich kan nemen. “Een vaste Project Manager is aanwezig op alle werfmeetings met de betrokken partijen en bezorgt je hier een verslag van. Zo streven we voortdurend naar een klanttevredenheid en efficiëntie voor alle onderaannemers.”

4. Geniet – en stuur bij waar nodig 

Ons persoonlijk hoogtepunt van dit project? Jouw blik – en die van je collega’s – wanneer je voor het eerst door je nieuwe smart workplace wandelt. In deze stimulerende omgeving draait alles rond het welzijn van je mensen en je klanten. 

“De oplevering is steevast een nieuw begin voor een bedrijf, maar zeker niet het einde van de samenwerking. Want binnen een jaar komt je Project Advisor nog eens bij je langs. Samen bespreken we of aanvullingen nodig zijn. Op die manier groeit je smart workplace met je mee.”