Slimme technologie in de workplace

Slimme technologie in de workplace: HET BESTE VAN TWEE WERELDEN

Hoe laat je je team scoren in zijn job, houd je de connectie tussen je medewerkers in stand en zorg je voor een efficiënt beheer van je kantoorgebouw? Slimme technologie doet de truc! Op voorwaarde dat je die hightech apparaten en systemen op een correcte manier inzet. Nico Staels, directeur van IT-bedrijf IKANDA, deelt enkele tips.

De potentiële keerzijde van hybride werken

Nog niet zo heel lang geleden pendelden we elke dag massaal naar kantoor. Als gevolg van de corona-epidemie zijn flexibele thuis- en kantoordagen in veel bedrijven definitief ingeburgerd. Het hybride werken is een blijver. Het gevolg: tal van kantoorgebouwen blijven grotendeels leeg staan. En dat terwijl de vaste kosten voor energie, onderhoud, verzekeringen enz. gewoon doorlopen.

Voor Nico van IT-bedrijf IKANDA zijn twee zaken heel duidelijk: “Eigenlijk maakt het helemaal niet uit waar we werken, zolang het werk maar gebeurt. Maar je moet er als werkgever wel over waken dat thuiswerkers de band met het bedrijf niet verliezen. Bovendien kosten lege kantoren je organisatie geld. Met een optimaal gebruik van je kantoorruimte, kan je flink besparen. Maar dan moet je wel eerst een inzicht krijgen in hoe de werkplek vandaag wordt gebruikt. Hier komt slimme technologie in beeld.”

Overbodige kosten besparen 

Tools leveren een schat aan waardevolle data op. “Met die informatie voorspel je heel eenvoudig hoeveel vierkante meter je precies nodig hebt en hoe je die ruimte moet opdelen”, aldus Nico. Voor bedrijven die vandaag willen op- of afschalen in de nasleep van corona, is dit een waardevolle oefening.” 

Die inzichten combineer je met je workplace-DNA: met welke indeling, ruimtes en inrichting kan je team het allerbeste werk leveren? Daarvoor neem je verschillende pijlers onder de loep, zoals je manier van werken en de verschillende werktypes. Enkel zo kom je tot een workplace die écht bij je organisatie past.

Je kan tools ook op andere manieren inzetten om nog meer kosten te besparen of je bedrijfsgebouw efficiënter te gebruiken. “Met automatisatie stem je je gebouw volledig af op maat van de gebruikers”, aldus Nico. “Denk aan slimme klimaatregeling waardoor enkel de ruimtes worden verwarmd die gereserveerd zijn. Of volautomatische toegangssystemen voor bezoekers en leveranciers.”

Slimme technologie als verbindende factor 

Slimme technologie helpt niet alleen besparen, het maakt werken ook een pak efficiënter: een werkplek boeken van thuis uit, bezoekers registreren aan het onthaal, de werkelijke bezettingsgraad van je vergaderzalen meten, en ga zo maar verder. 

Bovendien kunnen tools de brug slaan tussen de fysieke en digitale werkplek, vindt Nico. 

“Met video conferencing wordt afstandswerken een fluitje van een cent en houd je bovendien de connectie tussen collega’s in stand. Zo hebben je medewerkers de keuze: welke taken doen ze efficiënter thuis en wanneer komen ze naar kantoor. Op die kantoordagen boeken ze eenvoudig een werkplek of vergaderruimte online. Zo zijn ze altijd zeker van een plaats.”

Slimme technologie gebruiken: iedereen wint 

Technologie en innovatie kunnen bijdragen aan een efficiënte toekomstgerichte manier van werken, op voorwaarde dan ze voldoen aan de behoeften van alle stakeholders. 

“Voor werknemers primeert vooral het gebruiksgemak van de tools. Niets is zo frustrerend als een webcam die hapert tijdens een Teams-call of een vergaderzaal waar de beamer niet werkt.”

 “Werkgevers willen weten hoe en wanneer hun teams werken en of er geen misbruik wordt gemaakt van de systemen: worden de geboekte werkplekken en vergaderruimtes ook effectief gebruikt, bijvoorbeeld. 

“De facility-manager wil dan weer het gebouw zo efficiënt mogelijk inzetten, qua verlichting, verwarming of toegangsrechten. En de IT-manager verwacht dat alles vlot en veilig verloopt en dat de tools zoveel mogelijk geïntegreerd zijn in het eigen netwerk. Al die verschillende belangen moeten meegenomen worden in de denkoefening.”

Een verhaal voor de toekomst 

En het prijskaartje? Nico wil meteen een misverstand uit de wereld helpen. Kiezen voor slimme technologie is niet altijd een duur project van a tot z. “Bedrijven komen ook vaak naar ons met een specifieke vraag: ze willen een onlinereservatiesysteem voor vergaderzalen, bijvoorbeeld. Zo’n oplossing kunnen wij perfect leveren.” 

“Maar het is wel belangrijk om de klant altijd mee te nemen in het grotere plaatje. Hoe werkt het bedrijf vandaag en hoe willen ze evolueren? Blijven ze hybride werken en zo ja, wat hebben ze precies nodig? Door die vragen te stellen, sluiten we uit dat klanten kiezen voor een deeloplossing waarmee ze zich later vastrijden wanneer ze willen uitbreiden.”

3 tips voor succes 

Net als bij tal van nieuwigheden, zijn er ook bij de implementatie van slimme technologie valkuilen waar je rekening moet mee houden. “Enerzijds is het belangrijk dat iedereen mee is in het verhaal”, benadrukt Nico. “Niet alleen de IT-manager, maar het hele management, moet op dezelfde golflengte zitten.”

“Anderzijds moeten medewerkers weten wat er precies van hen wordt verwacht. Je kunt geen nieuw systeem introduceren zonder je team te informeren over het gebruik ervan. Een opleiding en checklists helpen hen om vlot met de nieuwe tools aan de slag te gaan. Tot slot: in een ideale wereld past het management de nieuwe manier meteen toe om zo het goede voorbeeld te geven. Zien werken, doet nu eenmaal werken.”