Hybride vergaderingen zijn de toekomst: zo richt je je vergaderzaal in.

Inspiratie

De tijd van met z’n allen urenlang in een duffe vergaderzaal vertoeven lijkt voorgoed voorbij. Ook al is de terugkeer naar kantoor ondertussen ingezet, we videobellen nog steeds dat het een lieve lust is – zowel op kantoor als thuis. Is jouw vergaderzaal klaar voor een toekomst met hybride meetings? We helpen je op weg.

 

Wat is een hybride vergadering?

Een hybride vergadering is een meeting waarbij een deel van de gesprekspartners aanwezig is op kantoor, en een ander deel online inbelt vanop een andere locatie. Tijdens de coronacrisis raakten videoconferenties, zoals Teams- en Zoom-calls, goed ingeburgerd. Maar nu in vele bedrijven medewerkers terugkeren naar kantoor, zij het vaak slechts een paar dagen per week, doet deze nieuwe manier van vergaderen zijn intrede.

Voor een vruchtbare vergadering hoef je niet per se allemaal in dezelfde vergaderzaal aanwezig te zijn. Naast de comfortabele slippers aan onze voeten, hebben online meetings wel meer pluspunten: je vermijdt onnodige verplaatsingen, kan flexibeler plannen, nodigt makkelijk extra gesprekspartners uit, en je kan het gesprek opnemen. Hybride werken, dat is dus de toekomst.

Hoe richt je je vergaderzalen in de toekomst in?

Sommige medewerkers blijven liever thuis om zich volop te concentreren. Anderen vinden net inspiratie met collega’s om zich heen. Dé vergaderzaal van de toekomst? Die bestaat dus niet. Beter is je kantoorruimtes in te richten volgens de behoeften van je medewerkers. Flexibiliteit troef!

Wissel stille werkplekken af met verschillende types vergaderruimtes die samenwerken en overleg stimuleren. Zo deden we het ook bij Ota Insight uit Gent. Denk aan een klassieke vergaderzaal voor formele besprekingen, een casual zithoek voor wekelijkse statusmeetings, hoge tafels in de buurt van een whiteboard voor inspirerende brainstormsessies …

Kies je voor open, halfopen of gesloten vergaderzalen? The sky is the limit, maar houd bij de inrichting altijd rekening met hybride meetings. Ook medewerkers en klanten die vanop afstand inbellen, moeten hun gesprekspartners op kantoor goed kunnen zien én horen. En omgekeerd, natuurlijk!

1. The bare necessities voor een vlotte hybride vergadering

Niets zo vervelend als de helft van het gesprek missen door een slechte internetverbinding of ondermaatse beeld- en geluidskwaliteit. “Ik hoor jullie niet!” “Oei, je hing even vast.” “Ik zie je scherm niet.” Herkenbaar? Ja. Professioneel? Niet echt.

Om elke hybride vergadering in de toekomst van een leien dakje te laten lopen, zijn stabiel internet op kantoor en kwalitatieve microfoons, speakers, camera’s en beeldschermen écht geen overbodige luxe. Je kan die technologische snufjes trouwens netjes laten inwerken in je plafond of de vergadertafel.

2. Sst, hier rijpen ideeën

Kletsende collega’s, een pruttelend koffieapparaat en rinkelende telefoons. Typische kantoorgeluiden die je tijdens een fysieke meeting al afleiden, doorbreken zeker je concentratie tijdens een hybride vergadering.

Beperk vervelende achtergrondgeluiden met geluidsabsorberende wandpanelen of gordijnen. Kies voor akoestische vloerbekleding zoals tapijt of naaldvilt, of zet een aantal planten in je vergaderzaal. Groen op kantoor zorgt niet enkel voor een aangename en gezonde werkplek, het dempt – raar maar waar – ook het geluid.

Heb je al gehoord van een belcel?

Wil je in alle rust bellen met een collega of Skypen met een klant? Met een akoestische belcel op kantoor palm je voortaan geen volledige vergaderzaal meer in. Je pleegt er ongestoord je telefoontje, zonder dat jij je collega’s hindert. Handig!

Phonebooth

 

3. Aan de kop van de tafel…

… zitten je collega’s of klanten die niet aanwezig zijn op kantoor. Het beeldscherm dus. In de vergaderzaal van de toekomst staat er al zeker geen hoge archiefkast of weelderige plant aan de kop. Praat nogal moeilijk, denk je niet?

Hou het gezichtsveld liever volledig vrij voor alle deelnemers aan de vergadering, ongeacht hun plekje aan de (digitale) tafel. Daarvoor kies je het best een ronde of ovalen vergadertafel. Die vorm laat ook meer oogcontact toe, wat interactie stimuleert.

4. Hier brandt de lamp

In je vergaderzalen hang je niet om het even welke lamp aan het plafond. Is de lichtsterkte te laag, dan word je er slaperig van. Brandt de lamp te fel, dan voelt je vergaderruimte al snel klinisch en ongezellig aan. Kies voor verlichting die de juiste sfeer oproept én die niet reflecteert op beeldschermen.

Twijfel je welke verlichting het beste past in jouw vergaderruimtes? Steek je licht op in onze Concept Places in Aalst of Knokke en laat je inspireren.

Wil je je vergaderzaal ook katapulteren naar de toekomst?

Get in touch. We denken graag mee na over de beste manier om je kantoor en vergaderzalen klaar te stomen voor Het Nieuwe Werken.

Buro Project is specialist in het uitdenken van totaalinrichting van jouw kantoor, van concept tot uitvoering. Wij treden graag met u in gesprek om te sparren over uw vragen of uitdagingen. Kantoorinrichting op maat laten maken in combinatie met bestaande elementen in jouw kantoor? Of helemaal van nul beginnen op basis van jouw visie? Alles kan.